1. Cel procedury
ATOM D&B sp. z o.o. udostępnia kanał zgłaszania nieprawidłowości zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz polską ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Celem procedury jest umożliwienie pracownikom, kontrahentom i partnerom biznesowym zgłaszania potencjalnych naruszeń prawa, etyki biznesowej oraz wewnętrznych regulacji ATOM D&B w sposób bezpieczny i poufny.
2. Zakres zgłoszeń
Kanał zgłoszeń obejmuje w szczególności:
- Naruszenia przepisów dotyczących zamówień publicznych
- Korupcję, łapownictwo, konflikty interesów
- Pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu
- Naruszenia w zakresie BHP i prawa pracy
- Naruszenia ochrony danych osobowych (RODO)
- Naruszenia w obszarze ochrony środowiska
- Nieprawidłowości w rozliczeniach finansowych i podatkowych
- Mobbing, dyskryminację, naruszenia kodeksu etyki
- Inne naruszenia prawa lub regulacji wewnętrznych
3. Sposób zgłaszania
Zgłoszenia można przesyłać poprzez dedykowany adres e-mail:
W tytule wiadomości prosimy wpisać: „Whistleblowing — zgłoszenie"
Zgłoszenie powinno zawierać:
- Opis nieprawidłowości — co się wydarzyło, kiedy, w jakich okolicznościach
- Wskazanie osób lub jednostek organizacyjnych, których zgłoszenie dotyczy (jeśli możliwe)
- Dowody lub odniesienia do dokumentów (jeśli dostępne)
- Dane kontaktowe zgłaszającego (opcjonalnie — możliwe zgłoszenie anonimowe)
4. Ochrona zgłaszającego
ATOM D&B gwarantuje pełną poufność zgłoszenia oraz ochronę zgłaszającego przed jakimikolwiek formami odwetu, w tym:
- Wypowiedzeniem umowy o pracę lub zlecenia
- Pominięciem przy awansach
- Negatywną oceną pracownika
- Niekorzystną zmianą warunków pracy
- Wykluczeniem ze współpracy biznesowej
- Innymi formami presji lub mobbingu
5. Procedura rozpatrywania zgłoszeń
- Krok 1 — Potwierdzenie: Każde zgłoszenie zostanie potwierdzone w ciągu 7 dni roboczych od jego otrzymania.
- Krok 2 — Weryfikacja: Zgłoszenie jest weryfikowane przez wyznaczonego pracownika compliance ATOM D&B (z zachowaniem poufności).
- Krok 3 — Postępowanie wyjaśniające: Jeśli zgłoszenie wymaga dalszego postępowania, prowadzone jest wewnętrzne dochodzenie.
- Krok 4 — Informacja zwrotna: Zgłaszający otrzymuje informację o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia w ciągu 90 dni od potwierdzenia (zgodnie z dyrektywą UE).
6. Zgłoszenia anonimowe
ATOM D&B przyjmuje również zgłoszenia anonimowe. Zgłaszający może użyć skrzynki e-mail nieidentyfikującej (np. ProtonMail, Tutanota) lub poprosić o nieujawnianie danych. Anonimowość zgłoszenia nie wpływa na obowiązek jego rozpatrzenia.
7. Zgłoszenia zewnętrzne
Niezależnie od kanału wewnętrznego ATOM D&B, zgłaszający ma prawo skorzystać z kanałów zewnętrznych zgodnie z polskim prawem:
- Państwowa Inspekcja Pracy — w zakresie naruszeń prawa pracy i BHP
- Centralne Biuro Antykorupcyjne — w zakresie korupcji
- Generalny Inspektor Informacji Finansowej — w zakresie prania pieniędzy
- Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych — w zakresie RODO
- Prokuratura — w zakresie przestępstw
8. Podstawa prawna
Niniejsza procedura została przygotowana zgodnie z:
- Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r.
- Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)
- Wewnętrzną polityką compliance ATOM D&B sp. z o.o.